1. Introduktion
En fungerande jobbarkitektur bygger inte enbart på tydliga jobbfamiljer, nivåer och roller – den kräver även en strukturerad styrning. Styrningen beskriver hur jobbarkitekturen ska hanteras, utvecklas och hållas aktuell. Den säkrar att arbetssättet är konsekvent, rättvist och knutet till organisationens strategi.
Som framgår på sida 1–2 handlar styrningspolicyn om att fastställa de principer, processer och roller som behövs för att skapa ordning och långsiktighet i arbetet. En väl utformad policy länkar dessutom samman jobbarkitekturen med andra HR-processer såsom kompetensutveckling, totalersättning och arbetskraftsplanering.
En central poäng i materialet är betydelsen av agil styrning. En agil modell gör det möjligt att snabbt men ansvarsfullt anpassa roller, hålla strukturen uppdaterad och ge organisationen flexibilitet utan att tumma på rättvisa och transparens.
2. Grundläggande principer
I dokumentet presenteras sex styrande principer (sida 3) som lägger grunden för en stabil och rättvis jobbarkitektur:
Konsekvens
Jobbfamiljer, nivåer och titlar ska följa enhetliga riktlinjer så att strukturen hänger ihop över avdelningar och funktioner.
Egenmakt före hierarki
Chefer och HR-partners (HRBP) driver gemensamt utvecklingen av roller och ansvar. Syftet är delaktighet snarare än strikt hierarki.
Transparens före byråkrati
Processer ska vara synliga, dokumentation spårbar och beslut tillgängliga.
Tydligt ansvar
Roller och mandat inom styrningen måste vara klart definierade så att det finns tydligt ägarskap för beslut och uppföljning.
Skalbarhet
Jobbarkitekturen ska kunna växa och anpassas i takt med att organisationen utvecklas, omorganiseras eller tar nya steg.
Rättvisa
Strukturen ska bidra till tydliga roller, rättvisa löner och en jämställd bedömning av arbete i hela organisationen.
3. Styrmodell och ansvar
På sida 4 lyfter dokumentet ett antal vägledande frågor som hjälper organisationen att definiera sin styrmodell:
Hur komplex är organisationsstrukturen (matris, platt, hierarkisk)?
Är en agil eller rigid styrning mest ändamålsenlig?
Hur ofta kan nya roller förväntas uppstå?
Vem har mandat att godkänna nya roller?
Hur ska förändringar kommuniceras internt?
Vilket stöd behöver chefer för att applicera jobbarkitekturen korrekt?
Vem ansvarar för att uppdatera strukturen i plattformen?
Vem har övergripande ansvar för att övervaka modellens efterlevnad?
Styrmodellen behöver vara tydlig nog för att minska osäkerhet, men flexibel nog för att stödja innovation och utveckling.
4. Centrala processer
På sida 5 listas fyra nyckelprocesser som måste beskrivas i styrningen:
1. Skapande av nya roller
Processen omfattar:
Vem som kan initiera behovet
Vilka steg som krävs (t.ex. framtagning av rollbeskrivning, validering, värdering)
Vilka roller som är involverade (chef, HRBP, kompensationsspecialist, beslutsfattare)
2. Granskning och uppdatering av befintliga roller
Denna process tydliggör:
Hur ofta roller ska ses över
Vilka som ska delta i genomgången
Hur förändringar dokumenteras och godkänns
3. Uppföljning av styrmodellen
Syftet är att säkerställa att jobbstrukturen fortsatt ligger i linje med:
Organisationsstrategi
Marknadsdata
Intern rättvisa
Uppföljningen bör ske regelbundet och ha tydligt definierade intressenter.
4. Hantering av undantag
Det måste finnas en process för:
Vem som får begära undantag
Vilka steg som gäller vid bedömning
Vilka som deltar i beslutet
Undantag hanteras strukturerat för att behålla både flexibilitet och rättvisa.
5. Sammanfattning
Styrningen av jobbarkitekturen är avgörande för att skapa långsiktig stabilitet, tydlighet och rättvisa. Dokumentet beskriver en modell som integrerar konsekvens, agilitet, transparens och delat ansvar. Genom tydliga processer för att skapa, uppdatera och följa upp roller kan organisationen säkerställa att jobbarkitekturen förblir relevant, rättvis och strategiskt användbar.