Syftet med den här guiden är att hjälpa dig som chef att skapa, hantera och följa upp samtal med dina medarbetare i en samlad vy. Du kan på ett strukturerat sätt förbereda både gruppsamtal och 1-till-1-samtal, samla frågor och bilagor på ett ställe och löpande följa hur dialogen med din grupp fortskrider.

För att komma till fliken Samtal klickar du på ikonen Samtal i menyn till vänster. Du kommer då till en översikt över de samtal du har skapat eller har tillgång till, grupperade per år.

Högst upp i vyn väljer du vilket år du vill arbeta i.

Under årsväljaren listas samtliga samtal som ett kort, med samtalets namn, typ (Grupp eller 1-till-1) och förfallodatum.

Varje samtal har fyra statusmått som hjälper dig att följa läget i din grupp: Ej påbörjat, Påbörjad, Väntar på godkännande och Klarmarkerad.

Klicka på samtalets kort för att fälla ut det och se vilka medarbetare som ingår och vilken status varje enskild dialog har.

⚠️ OBS: I listan kan det också dyka upp samtalsomgångar som er administratör har skapat och rullat ut centralt. De visas på samma sätt som de samtal du själv har skapat, men eftersom upplägget är gemensamt för flera chefer kan du inte redigera eller ändra dem. Du arbetar i dem precis som vanligt och följer ditt eget samtal med dina medarbetare.

Längst upp i vyn finns ett sökfält där du snabbt kan hitta ett specifikt samtal eller en specifik medarbetare i listan.

Anpassa listan efter ditt sätt att arbeta genom att klicka på Filter. Du kan filtrera på två val:

För att ta bort ett aktivt filter klickar du på Återställ filter längst ned i filtervyn.

Uppe till höger i vyn klickar du på Skapa samtal för att starta ett nytt samtal.

En dialogruta öppnas där du fyller i:

Grupp: Skapar samtalet för en grupp medarbetare så att du kan hantera alla inbjudna i en och samma samtalsöversikt. Använd det här valet när du vill att flera medarbetare ska få exakt samma frågor och upplägg.

⚠️ OBS: varje samtal hålls fortfarande individuellt med medarbetaren, men uppsättningen och översikten blir gemensam i din chefsvy.

1-till-1: Skapar ett samtal för en enskild medarbetare med frågor som är specifika för just den valda personen. Använd det här valet när du vill kunna anpassa innehållet efter individen - exempelvis inför ett utvecklingssamtal, en avstämning eller ett uppföljande samtal där frågorna inte passar att ställa till hela gruppen.

När du är klar klickar du på Skapa samtal för att gå vidare till steget för att Konfigurera samtalet.

När samtalet är skapat öppnas samtalsvyn där du sätter upp innehållet.

Ange det datum då samtalet senast ska vara besvarat. Datumet styr när samtalet räknas som förfallet i översikten - men samtalet går fortsatt att besvara även efter att det förfallit.

Här ser du vilka medarbetare som ingår i samtalet och kan vid Grupp-samtal lägga till fler.

Här lägger du till de frågor som ska ingå i samtalet. Du kan antingen:

Du kan lägga till hur många frågor du vill, ta bort dem via papperskorgen och dra och släppa i listan för att ändra ordningen.

Under Bifogade bilagor kan du lägga till dokument eller filer som medarbetaren ska ha tillgång till i samband med samtalet. Klicka på Lägg till bilaga för att ladda upp.

När du har lagt till dina frågor och bilagor sparas samtalet automatiskt - du behöver inte klicka på en spara-knapp.

När frågorna är på plats är nästa steg att bjuda in medarbetaren och följa samtalets gång.

Hur du skickar inbjudan skiljer sig något mellan grupp och 1-till-1-samtal.

Skicka inbjudan - Gruppsamtal: I ett gruppsamtal hittar du knappen Skicka inbjudan direkt i den vy där du skapat frågorna, ovanför sektionen Frågor. Klicka på knappen för att skicka inbjudan till samtliga inbjudna medarbetare samtidigt.

Skicka inbjudan - 1-till-1-samtal: För ett 1-till-1-samtal eller när du vill skicka inbjudan till en enskild medarbetare i ett gruppsamtal i stället för till hela gruppen samtidigt - skickas inbjudan från samtalets egen översikt.

Stäng dialogrutan och gå tillbaka till samtalsöversikten, klicka på samtalet i listan för att öppna det, välj den enskilda medarbetarens samtal och klicka sedan på Skicka inbjudan.

💡Tips: Innan du skickar inbjudan kan du lägga till en text i rutan Kommentar. Kommentaren följer med i inbjudan och är ett bra sätt att ge medarbetaren en kort introduktion eller kontext inför att frågorna besvaras.

När du skickar inbjudan får medarbetaren ett autogenererat mejl som berättar att hen har ett nytt samtal i Sysarb. Samtidigt blir samtalet synligt i medarbetarens egen vy i systemet, så att hen kan börja besvara frågorna direkt.

När samtalet är öppet ser du och din medarbetare samma vy - chefens ruta till vänster och medarbetarens till höger, med exakt samma frågor och layout för båda.

Ni skriver in era egna svar och anteckningar i respektive ruta, och det ni skriver sparas automatiskt.

Innan svaren delas är de inte synliga för den andra parten. Först när både du och din medarbetare har godkänt att visa era svar i steg 2, Svarar på frågor, blir de synliga för varandra.

Under sektionen Mål kan du som chef koppla mål till samtalet - exempelvis utvecklingsmål, prestationsmål eller andra åtaganden som du och medarbetaren ska följa upp tillsammans.

Klicka på Lägg till mål och fyll i fälten som dyker upp för att lägga till ett nytt mål. De visas både i din samtalsvy och hos medarbetaren.

När du öppnar ett enskilt samtal ser du högst upp ett statusflöde som visar var i processen samtalet befinner sig: Skapa samtal/Skicka inbjudan → Svarar på frågor → Samtal pågår → För godkännande → Lås

Flödet ger dig och din medarbetare en gemensam bild av nästa steg och gör det enkelt att se hur långt ni har kommit.

Stegen i statusflödet klickas i av dig och medarbetaren när respektive steg är klart. Ni markerar era egna steg från varsitt håll allt eftersom samtalet rör sig framåt.

💡Tips: Som chef har du möjlighet att klicka i samtliga steg själv - användbart om medarbetaren inte själv markerar sitt steg och du behöver kunna stänga eller arkivera samtalet.

I samtalsvyn hittar du knappen Skicka påminnelse, som låter dig pinga medarbetaren med ett mejl om att de har ett samtal att fylla i.

Du kan skicka påminnelsen direkt efter att inbjudan gått ut eller senare under samtalets gång - exempelvis när förfallodatumet närmar sig.

Om du behöver justera strukturen om frågor, datum eller bilagor efter att samtalet har skapats kan du när som helst låsa upp samtalet för redigering.

Så här gör du:

När samtalet är upplåst kan du göra dina ändringar och sedan låsa det igen. Det går bra att låsa upp ett samtal även efter att det har skickats ut och påbörjats.

Det finns två undantag där redigering inte är möjlig:

Behöver du ta bort ett samtal helt? Klicka på papperskorgsikonen direkt på samtalskortet i översikten.

Det finns två undantag där borttagning inte är möjligt:

⚠️ OBS: Tänk på att borttagning är permanent - när samtalet är raderat går det inte att återskapa varken frågor, svar eller kommentarer.
​

Behöver du låsa upp ett arkiverat samtal? Eftersom arkiverade samtal är låsta för både redigering och ändring av text kan du inte själv öppna upp dem igen. Behöver du ändå göra en ändring mailar du [email protected] med:

När godkännandet är på plats från både dig och medarbetaren hjälper supporten dig att låsa upp samtalet så att det går att redigera igen.

Vill du se hur medarbetarens vy ser ut och hur hen besvarar samtalet?