Syfte
Den här guiden hjälper er att bedöma om ni är redo att konfigurera en integration mellan ert HR-system och/eller lönesystem och Sysarb, och vilken integreringsväg som passar er bäst. Guiden är utformad för att användas självständigt eller tillsammans med er Sysarb customer success-kontakt.
Del 1 — Är integration rätt för er?
Innan ni bedömer er tekniska beredskap är det värt att fundera på om det är meningsfullt för er organisation att konfigurera en integration. Integration kräver en initial investering av tid och tekniska resurser — och avkastningen på denna investering beror på hur ni använder Sysarb och hur er organisation fungerar.
Överväg integration om:
Er organisation är stor (vanligtvis 200+ anställda): manuella importer blir tidskrävande och felbenägna i stor skala
Er organisation förändras ofta: höga personalomsättning, regelbunden organisationsomstrukturering eller täta lönändringar gör att manuella importer snabbt blir föråldrade
Ni genomför regelbundna lönerevisioner eller kontinuerlig analys och behöver att data är aktuell under året
Ni använder eller planerar att använda Involve eller Pay Management: dessa förlitar sig på aktuell data och förlorar värde snabbt om data är föråldrad
Ni använder extern jobarkitektur (JA): om era jobprofiler, jobfamiljer och liknande fält underhålls i ert HR-system snarare än i Sysarb, säkerställer en integration att nyanställda och rollförändringar automatiskt återspeglas i Sysarb utan manuell gruppering
Manuell import kan vara tillräcklig om:
Ni använder Sysarb främst för en årlig lönejämställdhetsrevisering: en gång om året manuell import är ofta tillräckligt
Er organisation är liten och relativt stabil: få anställda, låg personalomsättning, sällan organisationsförändringar
Osäker? Er Sysarb customer success-kontakt kan hjälpa er att bedöma vad som är meningsfullt utifrån hur ni planerar att använda plattformen.
Obs! Det finns ingen konflikt mellan att börja konfigurera en integration och att ladda upp en manuell fil under tiden. Om ni vill börja utforska Sysarb medan integreringen konfigureras kan ni ladda upp en manuell fil via Importera data för att omedelbar komma igång. Om ni gör det, se till att de unika anställd-ID:n i filen motsvarar de som kommer att användas i integreringen. Detta säkerställer att data hanteras korrekt och minskar risken för dubbletter eller matchningsfel när integreringen driftsätts.
Teknisk beredskap
Om ni har beslutit att integration är rätt för er, arbetar ni genom frågorna nedan. Om ni svarar Nej på någon fråga, läs vägledningen innan ni fortsätter.
1. Har ni en tydlig bild av vilka anställddata ni vill synkronisera till Sysarb?
Ja → Gå vidare till fråga 2
Nej → Generera er personliga lönefils-mall i Sysarb för att få en tydlig bild av vilka fält som är relevanta för er konfiguration. I Sysarb navigerar ni till Importera data → Filimport → Inställningar, väljer de moduler ni planerar att arbeta med och hämtar mallen från skärmen Välj lönefil. Mallen visar vilka fält som är obligatoriska och rekommenderade utifrån era val. Er customer success-kontakt kan hjälpa er att avgöra vilka moduler och fält som är relevanta om ni är osäkra.
2. Är den data ni behöver tillgänglig och underhållen i ert HR-system?
Ja → Gå vidare till fråga 3
Nej / Delvis → Överväg om en kompletterande integration från en andra källa behövs — till exempel löndata från ett lönesystem och anställddata från ett HRIS. Detta utforskas vidare i Del 2. Om datakvaliteten är problemet, åtgärda detta i ert HR-system innan ni fortsätter.
Obs! Sysarb importerar data som den är — plattformen transformerar, sammanfogar eller rensar inte data under import. Om er data kräver konvertering, beräkning eller konsolidering från flera källor före import måste detta hanteras på er sida i förväg, till exempel genom ett skript eller en anpassad exportkonfiguration i ert HR-system.
3. Har ni tillgång till en HR-systemadministratör eller IT-support som kan assistera med den tekniska konfigureringen?
Ja → Gå vidare till fråga 4
Nej → Identifiera vem på er sida som kan äga de tekniska aspekterna av konfigureringen innan ni fortsätter. Beroende på integreringsvägen kan detta innebära att konfigurera API-åtkomst, schemalagda exporter eller att arbeta med er HRIS-leverantör.
✅ Om ni svarade Ja på alla ovanstående — ni är redo att gå vidare till Del 2.
Del 2 — Vilken integreringsväg är rätt för er?
Sysarb stöder tre sätt att automatiskt synkronisera data från ert HR-system. Tabellen nedan ger en kort överblick över varje väg — frågorna som följer hjälper er att identifiera vilken som är möjlig och lämplig för er konfiguration.
Direktintegrering via API | En dedikerad integration byggd och underhållen mellan er HR-systemleverantör och Sysarb. | Kunder som använder Visma, Agda, FourHuman eller Fortnox |
Kombo | Ansluter till ert HRIS via dess ursprungliga API, med Kombo som mellanvara. Ni godkänner anslutningen i Sysarb. | System som stöds av Kombo där ni kan godkänna en tredjepartsbehandlare av data |
SFTP | Ert HRIS exporterar en schemalagd fil som Sysarb automatiskt hämtar och importerar. | Alla system som kan generera en schemalagd CSV/JSON-export |
Svara på frågorna nedan för att hitta er rekommenderade väg.
1. Har ert HR-system redan en direktintegrering via API med Sysarb?
Följande system har en dedikerad integration: Visma, Agda, FourHuman och Fortnox.
Ja → Direktintegrering via API är förmodligen er väg. Kontakta Sysarb för att påbörja konfigureringen — se Konfigurationsguiden för direktintegrering via API.
Nej → Gå vidare till fråga 2
2. Kan ni hitta ert HR-system i Kombos lista över stödda integrationer?
Sök efter ert system här: https://www.kombo.dev/integrations
Ja → Gå vidare till fråga 3
Nej → Hoppa till fråga 4
Obs om jobarkitektur (JA): Om ni använder extern JA — där jobprofiler, jobfamiljer och liknande fält underhålls i ert HR-system — se till att dessa fält är tillgängliga i den data som er integration kommer att leverera till Sysarb. Detta är vad som gör det möjligt för nyanställda och rollförändringar att automatiskt reflekteras. Om ni använder Sysarbs egen JA kommer viss manuell gruppering i Sysarb fortfarande att krävas även med en integration.
3. Kan er organisation godkänna användningen av Kombo som tredjepartsbehandlare av data?
Eftersom Kombo är en tredjepartstjänst kan er organisation behöva bedöma dem som leverantör innan ni fortsätter. Deras Trust Center täcker säkerhetscertifieringar, GDPR-efterlevnad och datahantering: https://security.kombo.dev/
Ja → Kombo är er rekommenderade väg. Gå vidare till Konfigureringsguiden för Kombo-integration.
Nej / Under granskning → Gå vidare till fråga 4
4. Kan ert HR-system generera en schemalagd export av anställddata som en CSV- eller JSON-fil?
Ja → SFTP är er väg. Gå vidare till Konfigureringsguiden för SFTP-integration.
Nej → Kontakta Sysarbs support för att diskutera alternativ. Manuell filimport kan vara en bra startpunkt.
Osäker på vilken väg som är rätt för er, eller vill ni ha ett perspektiv innan ni förbinder er till en väg? Kontakta Sysarbs support på [email protected] eller prata med er customer success-kontakt.