Den här guiden beskriver hur du importerar en lönefil i Sysarb, steg för steg. Följ stegen i ordning – du kan alltid gå tillbaka och rätta till ett steg om något behöver korrigeras.

Vill ni inte göra importen själva kan Sysarb hjälpa er mot en kostnad:

Ladda i så fall upp lönefilen i Excel-format enligt instruktionerna nedan så hanterar vi resten. Beställ via chatten eller [email protected].

1. Gå till fliken Importera data i systemet.

2. Klicka på Filimport för att starta importen av lönefilen.

1. Om ni använder svenskt personnummer som unikt ID, markera alternativet Hämta födelsedatum och kön från det unika ID:et.

2. Om ni istället använder anställningsnummer eller ett annat unikt ID, behöver ni inte markera detta alternativ.

3. Välj vilket datumformat som används i er lönefil.

4. Välj hur organisationsstrukturen är uppbyggd i lönefilen.
Det vanligaste är alternativet Organisationsnivåer – välj detta om ni har flera organisationsnivåer i filen.

5. Välj vilken modul datan ska läsas in till.
Om ni ska läsa in data till jobbarkitekturen eller lönekartläggningen, välj Lönekartläggning.

6. Klicka på Fortsätt längst ner till höger.

1. Klicka på rutan för filuppladdning.

2. Välj lönefilen från din dator.

3. Klicka på Fortsätt.

⚠️ Viktigt: Filen måste vara sparad i formatet CSV (UTF-8) för att kunna importeras korrekt i systemet.

Här ska du matcha kolumnerna i er lönefil med de kolumner som används i Sysarb.

1. Matcha kolumnerna genom att klicka på den blåa bocken bredvid förslaget på höger sida. Matchningen flyttas då längst ner till vänster under rubriken Har matchning.

2. Om ett fält inte är korrekt matchat, eller om systemet inte föreslår någon matchning, matcha fältet manuellt genom att välja rätt Sysarb-rubrik.

3. När samtliga fält är matchade, klicka på Fortsätt längst ner till höger.

⚠️ Viktigt: Om alla fält inte är korrekt matchade, eller om det finns fält som saknar matchning, kommer knappen Fortsätt inte att vara tillgänglig.

💡 Tips: Du kan söka på namnet på matchningen i sökrutan istället för att scrolla i rullgardinsmenyn.

Här kontrollerar systemet att alla värden i filen har rätt format.

1. Om något värde innehåller ett felaktigt format visas ett felmeddelande i en grå rad.

2. Klicka på raden eller pilen för att se vilket värde som behöver korrigeras. Systemet visar även vilken rad i Excel-filen som behöver ändras.

3. I detta exempel är det rad 3, där systemet visar att anställningsdatumet behöver korrigeras.

4. Gå tillbaka till Excel-filen, korrigera värdet och spara filen igen i formatet CSV (UTF-8).

5. Klicka på Komplettera CSV och ladda upp den uppdaterade filen.

6. När alla värden är godkända klickar du på Fortsätt.

Det sista steget är att granska importen innan den genomförs. Här bekräftar du eventuella förändringar som importen kommer att göra i systemet.

1. Rekommenderade matchningar saknas

Om ni redan har valt de fält ni vill använda i lönefilen kan ni klicka på Fortsätt utan rekommenderade fält.

2. Spara historisk data

Klicka på Spara historisk data om ni vill behålla tidigare data för medarbetare som redan finns i systemet. Om ni endast ska korrigera eller skriva över befintlig data, välj Spara inte historisk data.

3. Medarbetare saknas i filen

Om det finns medarbetare i systemet som inte finns med i lönefilen, frågar systemet om dessa ska inaktiveras.

💡 Tips: Inaktivera dessa medarbetare om de har slutat. Du kan öppna en lista över vilka medarbetare det gäller.

4. Nya medarbetare

Om lönefilen innehåller medarbetare som inte tidigare funnits i systemet behöver du godkänna att de ska läsas in. Klicka på Importera XX nya medarbetare. Även här kan du se en lista över vilka medarbetare som berörs.

5. Nya statistikkoder eller organisationsnoder

Om filen innehåller nya statistikkoder eller organisationsnoder behöver du godkänna att dessa skapas i systemet. Du kan öppna en lista över vilka koder eller noder det gäller.

6. Starta import

När du har granskat och godkänt alla steg, klicka på Starta import längst ner till höger.

✅ Klart! Lönefilen är nu importerad i systemet.