Sysarb är en SaaS-tjänst som ger er tillgång till och möjlighet att hantera er organisations data. Som kund äger ni er data och ansvarar för att förvalta, uppdatera och gallra den i enlighet med era interna riktlinjer och rutiner.

Data som används i lönekartläggningar har ofta ett långsiktigt värde eftersom historisk information möjliggör jämförelser mellan år och ger underlag för att följa utvecklingen över tid. Vi rekommenderar därför att ni har tydliga rutiner för hur personuppgifter och annan relevant data ska hanteras och dokumenteras inom ramen för ert GDPR-arbete och er registerförteckning.

Som personuppgiftsansvarig ansvarar ni för att bedöma hur länge uppgifter ska sparas.

Sysarb raderar inte data automatiskt.

När en ny lönefil läses in kommer medarbetare som inte längre finns med i filen att inaktiveras i systemet. Informationen finns då kvar och kan fortsatt användas för historiska jämförelser och tidigare lönekartläggningar.

Om ni behöver anonymisera uppgifter för en tidigare medarbetare eller på begäran av en individ kan detta göras manuellt för varje enskild medarbetare. Vi rekommenderar att även denna process inkluderas i era interna GDPR-rutiner.

För att säkerställa att historiska analyser och jämförelser fortfarande är möjliga bör vissa nyckeluppgifter bevaras, exempelvis:

Personidentifierande uppgifter, såsom namn, kan däremot ersättas med fiktiva värden. Om personnummer ersätts med unika ID-nummer behöver könsinformation registreras manuellt för att säkerställa korrekt analys och rapportering.

Som ägare av er data kan ni själva hantera inläsning av information i Sysarb via systemets importfunktion.

Om ni önskar att Sysarb utför inläsningen åt er kan detta erbjudas som en tilläggstjänst mot en serviceavgift.