Ni äger er data i Sysarb – Viktiga aspekter att tänka på
Sysarb är en SaaS-tjänst som ger er tillgång till er data. Som kund äger ni helt och hållet er data och ansvarar för att upprätthålla, hantera och gallra den enligt era fastställda rutiner.
Hur lång tid får ni spara er data?
Vi anser att ni som kund har laglig rätt att behålla data eftersom den är en viktig del av er lönekartläggning. Att spara historisk data möjliggör kontinuerliga statistiska jämförelser över flera år. Därför rekommenderar vi att ni behåller informationen och inkluderar detta i era interna GDPR-rutiner för registerföring.
Ingen data raderas automatiskt
Medarbetare som slutar och inte finns med i nästa års lönefil inaktiveras i systemet istället för att raderas.
Avpersonifiering av data
Det är möjligt att avpersonifiera medarbetare som begär det eller som har slutat. Detta måste göras manuellt för varje berörd medarbetare. Vi rekommenderar även att denna process inkluderas i era GDPR-rutiner.
För att säkerställa efterlevnad bör vissa nyckeluppgifter – såsom födelsedatum, kön och lön – bevaras. Namn kan dock ersättas med fiktiva namn. Om ni använder personnummer och vill byta ut dem mot unika ID-nummer måste könsinformationen manuellt registreras.
Inläsning av data
Eftersom ni äger er data uppmuntrar vi er att själva hantera inläsningen. Därför har vi lanserat en ny importfunktion. Om ni önskar att vi sköter inläsningen åt er tillkommer en serviceavgift.