Översikt
Den här guiden beskriver stegen som krävs för att sätta upp en SFTP-baserad dataintegration mellan ert HR-system (HRIS) och Sysarb. När integrationen är aktiv kommer ert HRIS automatiskt att leverera en fil med medarbetardata till Sysarbs SFTP-server enligt ett schema, varefter Sysarb hämtar filen och importerar den till er domän.
Så fungerar det
Ert HRIS (eller IT-team) genererar en strukturerad export av medarbetardata enligt ett schema
Filen levereras till Sysarbs SFTP-server
Sysarb hämtar filen och importerar datan till er domän
Förutsättningar
Innan uppsättningen kan börja, säkerställ följande:
Ni har administratörsåtkomst till ert HRIS, eller tillgång till IT-stöd för att konfigurera en schemalagd export
Er organisation kan ansluta till en extern SFTP-server (kontrollera med IT om ni är osäkra)
Ni har gått igenom Sysarbs mall för lönefil för att förstå vilka fält som finns tillgängliga i ert HRIS och hur de mappar mot Sysarbs obligatoriska fält
En integrationsförfrågan till Sysarb har skickats in och godkänts
Steg 1 — Förbered exportfilen i ert HRIS
Samarbeta med er HRIS-administratör eller leverantör för att konfigurera en schemalagd dataexport med följande specifikationer:
Filformat: CSV (.csv) eller JSON, UTF-8-kodning
Leverans: SFTP push till Sysarbs server (se detaljer i steg 2)
Schema: Enligt överenskommelse (t.ex. varje natt kl. 02:00)
Viktiga krav för filen:
En rad per anställd
Det unika medarbetar-ID:t måste vara konsekvent i alla framtida exporter. Om ID:t ändras mellan exporter kommer Sysarb att tolka det som en ny anställd, vilket leder till dubbletter
Medarbetar-ID:t måste vara konsekvent över tid – ändringar kan skapa dubbla anställningsposter
Kolumnrubriker bör motsvara fältnamnen i ert HRIS – detta förenklar fältmappningen (steg 4)
Datumformat: YYYY-MM-DD
Tomma fält ska lämnas tomma (inte fyllas med t.ex. "N/A")
Om ert HRIS inte stödjer direkt SFTP-leverans kan ert IT-team behöva sätta upp ett skript eller middleware för att hantera filöverföringen.
Steg 2 — Anslut till Sysarbs SFTP-server
I Sysarb-gränssnittet, navigera till Settings → Integrations och välj Integrations som importmetod. Välj sedan SFTP-server från listan.
Ange följande anslutningsuppgifter:
Fält | Värde |
Filändelse | .csv |
URL | sftp.sysarb.app |
Port | 2022 |
Användarnamn | Tillhandahålls av Sysarb |
Lösenord | Tillhandahålls av Sysarb |
Klicka på Authenticate. Om anslutningen lyckas visas en bekräftelse. Klicka på Continue.
Om autentiseringen misslyckas, kontrollera uppgifterna och säkerställ att ert nätverk tillåter utgående anslutningar till sftp.sysarb.app på port 2022.
Obs: Det är även möjligt att använda en kundhostad SFTP-server där Sysarb hämtar filen istället. Om detta är aktuellt, ta upp det under behovsanalysen.
Steg 3 — Profil
På profilsidan kan ni (valfritt) ge integrationen ett namn – användbart om ni har eller planerar flera integrationer.
Klicka på Continue.
Steg 4 — Matcha fält
Här mappar ni kolumnerna från er exportfil till motsvarande fält i Sysarb.
Vänster kolumn visar fält från filen
Höger kolumn visar Sysarbs fält
⚠️ = obligatoriskt fält saknar mappning
✔️ = korrekt mappat fält
När ni klickar på ett Sysarb-fält visas en Data preview med beskrivning och exempelvärde.
Matcha alla relevanta fält. Vid behov av vägledning kring obligatoriska fält, kontakta er Customer Success Manager eller Sysarb support.
När klart, klicka på Add integration.
Steg 5 — Testkörning
Innan driftsättning görs ett test:
Sysarb bekräftar att filen mottagits och bearbetats korrekt
Ni granskar datan i Sysarb och säkerställer att den stämmer
Eventuella avvikelser åtgärdas innan go-live
Steg 6 — Driftsättning (Go-live)
Efter godkänt test:
Den schemalagda exporten körs automatiskt
Ändringar i filformat eller mappning måste meddelas Sysarb i förväg
Ansvar
Område | Ansvarig |
SFTP-uppgifter och endpoint | Sysarb |
Exportkonfiguration i HRIS | Kund / HRIS-leverantör |
Schemalagd filöverföring | Kund / HRIS |
Filformatspecifikation | Sysarb |
Fältmappning i Sysarb | Kund (med stöd vid behov) |
Teknisk testning | Sysarb |
Verifiering av affärsdata | Kund |
Löpande övervakning | Kund / HRIS |
Felsökning
Problem | Kontakt |
Fil saknas / ej levererad | Kund / HRIS-administratör |
Import misslyckas i Sysarb | Sysarb support |
Felaktig data | Kund (källdata) / Sysarb (mappning) |
SFTP-anslutningsfel | IT → Sysarb support |
Vid frågor under uppsättningen, kontakta Sysarb support på [email protected].